Rekrutacja zaczyna się w momencie gdy przedsiębiorstwo uświadomi sobie, że brakuje czasu lub odpowiednich kwalifikacji, aby wykonana została praca uznana za niezbędną. Rozważony musi być wniosek, czy tę potrzebę można zaspokoić poprzez przegrupowanie sił i środków wewnątrz organizacji, czy też niezbędna jest rekrutacja zewnętrzna. Wyróżnić możemy trzy rodzaje potrzeb pojawiających się w związku z zakresem rekrutacji.
1) O znaczeniu strategicznym – nowy rodzaj działalności, poważne przekształcenie struktury organizacyjnej czy też zastosowanie nowej technologii.
2) Okresowe lub zamierzone działania o charakterze taktycznym – zastępowanie osób odchodzących z firmy, chorych lub wzmacnianie komórek organizacyjnych, których obowiązki i zadania uległy rozszerzeniu.
3) Związane z ruchami kadrowymi pracowników- awanse, przegrupowania, uzupełnienia.
Każda potrzeba dotyczącą rekrutacji pracowników wymaga weryfikacji. Ustalenie realności potrzeb zatrudnienia kogoś wywołuje szereg pytań:
Czy potrzeby nie są ustalone na zbyt wysokim poziomie?
Czy nie poszukuje się tzw. osoby opatrznościowej, która mogłaby rozwiązać problemy wynikające z niekompetencji technicznej lub w zakresie kierowania zespołem?
Czy nie można zlikwidować niepotrzebnej pracy i rozdzielić działania przewidywane na nowym stanowisku pomiędzy obecnie zatrudnionych?
Dopiero odpowiedź na te pytania określa, czy możliwe jest zastosowanie środków innych niż rekrutacja. Często wystarcza przeprowadzić reorganizację, doprowadzić do zrównoważenia zasań w zespole lub też podjąć działania zmierzające do podniesienia możliwości zespołu. Jeśli jednak okazuje się, że rekrutacja jest niezbędna, to określić należy, jaka jest trwałość i aktualność potrzeb w tym zakresie.
W przypadku zapotrzebowania na średni i długi okres podjęta zostanie decyzja zatrudnienia i umowy o pracę na czas nieokreślony po okresie próbnym. Natomiast w przypadku potrzeb okresowych należy rozważyć zastosowanie pracy tymczasowej lub w niepełnym wymiarze czasu.
Po potwierdzeniu ważności potrzeb niezbędna okazuje się analiza ich treści, obejmująca trzy poziomy:
1) Celów podstawowych organizacji.
2) Wyborów o charakterze organizacyjnym.
3) Aktualnego powiązania między stanowiskami pracy i ich funkcjami.
Analiza ta powinna określić znaczenie strategiczne potrzeb, ich miejsce w logice organizacji pracy, ich konkretne usytuowanie w systemie zatrudnienia i strukturach hierarchicznych. Trzeba uwzględnić to, czego się wymaga i to co może pozostać do uznania przyszłego pracownika. Przed negocjacjami z kandydatami należy określić podstawowe funkcje stanowisk pracy, główne zadania, które będzie miał do spełnienia w strukturze, powiązania z innymi stanowiskami i członkami organizacji oraz przewidywane płace. Zwłaszcza wymagane na danym stanowisku kwalifikacje powinny być bardzo dokładnie określone.