Procesy outsourcingowe w firmie – na które warto się zdecydować?

Procesy outsourcingowe w firmie – na które warto się zdecydować?

Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością zarządzania nią na wielu płaszczyznach. Im większa i bardziej rozbudowana struktura firmy, tym trudniej efektywnie nią zarządzać. Stąd też ogromną popularnością cieszą się procesy outsourcingowe, czyli możliwość zlecenia firmom zewnętrznym prowadzenia pewnych spraw firmy. Jakie są zalety outsourcingu i które procesy dobrze jest wyprowadzić z firmy?

Dlaczego outsourcing jest tak popularny?

Niegdyś z procesami outsourcingowymi kojarzyły się głównie duże korporacje, które na takie działania było zwyczajnie stać. Z czasem okazało się jednak, że wyprowadzenie niektórych procesów, a nawet całych działów poza firmę, może okazać się korzystne także na polu finansowym. W outsourcingu chodzi bowiem przede wszystkim o redukcję kosztów i uniknięcie przestojów, na przykład na skutek braku pracowników. W kontekście redukcji kosztów mowa tutaj o braku konieczności zatrudniania personelu, który wykona konkretne obowiązki.

Samo ich wynagrodzenie to spory wydatek, jednak dochodzi jeszcze konieczność wyposażenia stanowiska pracy oraz koszty ewentualnych ruchów kadrowych. Tymczasem z firmą zewnętrzną rozliczamy się poprzez fakturę, która jest dla firmy kosztem. Dodatkowo czynny podatnik VAT może odliczyć go w zeznaniu. Co więcej, w przypadku wielu procesów nie ponosimy odpowiedzialności za poprawne ich wykonanie. Spoczywa ona na barkach firmy, z którą zawarliśmy umowę. My natomiast możemy zająć się prowadzeniem własnych spraw, do których została powołane przedsiębiorstwo. Dziś można wybierać wśród wielu firm outsourcingowych, zatem i ich ceny są bardzo konkurencyjne.

Współpraca z biurem rachunkowym

Księgowość to wbrew pozorom bardzo problematyczny dział w firmie. Przede wszystkim trudno jest pozyskać dobrych pracowników, którzy mają odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Firmy ze skomplikowaną strukturą często zobowiązane są do wypełniania dodatkowych obowiązków wobec urzędów skarbowych, dlatego też nie można zatrudnić w księgowości osoby, która nie poradzi sobie ze wszystkimi obowiązkami albo co gorsza, nie jest ich nawet świadoma. Dla pracodawcy kosztem jest także zakup licencji na program księgowy oraz odpowiednich, zwykle corocznych aktualizacji.

Dlatego też dobrze jest nawiązać współpracę z biurem rachunkowych, które przejmie obowiązki w zakresie prowadzenia księgowości, sprawozdawczości finansowej i sprawozdawczości podatkowej. Biuro rachunkowe zobowiązane jest do kontaktu z urzędami skarbowymi i innymi instytucjami finansowymi, często działając na zasadzie udzielonego pełnomocnictwa. Właściciele firmy nie muszą więc przejmować się niewypełnieniem wszystkich obowiązków na nich spoczywających. W biurach rachunkowych zatrudniani są profesjonalni księgowi, którzy z pewnością poradzą sobie z prowadzeniem spraw naszej firmy. Co więcej, często za niewielką dopłatą możemy liczyć na fachową poradę w kwestii finansów firmy, na przykład pod kątem leasingu czy kredytu, a nie tylko prowadzenia spraw księgowo-podatkowych.

Umowa z agencją rekrutacyjną

Rekrutacja pracowników to bardzo często długa i męcząca droga. Znalezienie słabo wykwalifikowanych pracowników zwykle nie stanowi większego problemu, jednak poszukiwanie fachowców to zadanie dla specjalistów w tej dziedzinie, którzy posiadają odpowiednie znajomości i znają od podszewki sposoby na dotarcie do wykwalifikowanych osób. Większe firmy co rusz rekrutują nowych pracowników, głównie ze względu na ciągły rozwój i zapotrzebowanie na pracę. Tymczasem pracownicy agencji rekrutacyjnej wykonają za nas wszystkie te obowiązki, które są najbardziej problematyczne – sprawdzą dokładnie CV kandydatów, przeprowadzą wstępną rozmowę telefoniczną oraz przejdą z kandydatem przez pierwszy etap rekrutacji. To pracownik agencji wybiera osoby, z którymi spotka się pracownik naszej firmy bądź jej właściciel. Możemy więc spodziewać się jedynie sprawdzonych osób, które są gotowe do podjęcia pracy. Dodatkowo pracownicy agencji sprawdzają wszelkie kwalifikacje kandydatów, dlatego też my nie musimy martwić się, że dana osoba nie ujęła w swoim życiorysie prawdziwych informacji.

Zewnętrzna firma sprzątająca

Dziś już większość firm współpracuje z zewnętrznymi firmami sprzątającymi. Zamiast utrzymywać etat sprzątaczki, można spokojnie podpisać umowę z firmą, która dostarczy nam nie tylko pracownika, ale i wszelkie niezbędne do pracy środki czystości. Często preparaty te dostępne są jedynie dla nielicznego grona, a dodatkowo sporo kosztują. Tymczasem dziś konieczne jest nie tylko utrzymywanie porządku, ale i prawidłowa dezynfekcja pomieszczeń, przez co dobrze jest zwrócić się do firm sprzątających.

Dodatkowo często trudno pozyskać pracownika, który posprząta przestrzeń biurową, gdy wszyscy pracownicy pójdą do domów – osoba z firmy zewnętrznej przychodzi zaś w ustalonym wcześniej czasie, także w godzinach nocnych. Jest to doskonałe rozwiązanie przede wszystkim dla firm, które ze względów sanepidowskich muszą przestrzegać zasad czystości i dbać o porządek. Podpisanie umowy z firmą sprzątającą jest niejako przerzuceniem na nią odpowiedzialności w przypadku uchybień wykrytych podczas kontroli.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.